Städschema för städföretag — så systematiserar du återkommande kunder
- 0kunder
- Brytpunkt där Excel brister
- 0%
- Buffer i kalendern
- 0%
- Hemstäd = varannan vecka
De flesta städscheman du hittar på nätet är skrivna för privatpersoner som ska städa sitt eget hem. Som städföretag behöver du något helt annat: ett system som hanterar 20, 50, kanske 100 återkommande kunder utan att något hamnar mellan stolarna.
Tre lager som måste hänga ihop
Ett städschema för städföretag är inte en checklista. Det är tre synkade scheman som tillsammans säkerställer att rätt städare är på rätt plats vid rätt tid.
Kundens schema
När du är hos varje kund. Måndag 09:00, varannan torsdag 13:00, första onsdagen i månaden.
Städarens schema
Vilken städare som är hos vilken kund och när. Krockar är dödssynden.
Uppgiftsschemat
Vad som ska göras per besök. Hemstäd, kontorsstäd och kvartalsstorstäd har helt olika listor.
Excel-schemat slutar fungera vid 15 kunder
Med 5–10 kunder kan du hålla allt i huvudet plus ett Excel-ark. Vid 15+ börjar varningstecknen:
- Kunder ringer och säger ”ni kom inte”
- Två städare dyker upp hos samma kund
- Återkommande kunder glöms vid frånvaro
- Nya bokningar krockar med befintliga
- Ingen vet vem som har nycklarna till vilken bostad
Tre rotationsmodeller du behöver kunna
Felet många gör: blanda alla tre i samma Excel-ark. Första veckan blir full, sista veckan tom. Du tappar intäkter och stressar städarna.
Vecka
Måndag–fredag rullande
Högfrekventa kunder — kontor, kliniker, restauranger.
Varannan vecka
Samma veckodag, samma tid
Standard för hemstäd. Räcker för 80 % av kunderna.
Månad / Kvartal
Fast datum eller veckodag i månaden
Fönsterputs, storstädning, golvvård.
Så bygger du schemat — 5 steg
Vill du hoppa direkt till ett färdigt schema? Vår städschema-generator bygger schemat åt dig från en kundlista.
Kartlägg kapaciteten
En städare hinner 5–6 hemstäd per dag (à 1,5 tim) eller 3–4 kontor på kvällen. Räkna ut taket per vecka per städare.
Återkommande kunder först
Bokade avtals-kunder får sina fasta tider innan engångsjobben. Det skyddar lojaliteten.
Lämna 20 % luft
Buffer för sjukfrånvaro, akuta flyttstäd, kunder som byter dag, engångsjobb från lead-flödet.
Delad kalender — realtid
Pappersschemat på kontorsväggen fungerar inte i fält. Adresser, koder och kontaktinfo per stopp — synkat på alla mobiler.
Checklistor per kund
Inte per städ-typ. ”Familjen Andersson vill tvättkorgen tömd. Familjen Berg vill ALDRIG att vi rör tvättrummet.”
Standarduppgifter per städ-typ
Använd som baslinje — komplettera sedan med kund-specifika regler i en städ-checklista per kund.
Hemstäd
Varannan vecka · 1,5–2 tim för 80–100 kvm
- Dammsugning + våtmoppning av alla golv
- Avtorkning av horisontella ytor
- Toaletter + handfat + dusch/badkar
- Kök: bänkar, spis, ugnsfront, kylskåpsfront
- Tömma sopor
- Renbädda (om bäddat ligger framme)
Kontorsstäd
Vardagskväll · ~30 min per 100 kvm
- Tömma papperskorgar
- Torka skrivbord (om rydda)
- Dammsugning av alla golv
- Våtmoppning på hårda golv
- Toaletter — papper, tvål, handduk
- Pentry — diskmaskin tom, bänk torkad
Storstädning
1–2 ggr/år · 4–8 timmar
- Fönsterputs in- och utsida
- Innanför ugn + bakom kyl/frys
- Garderober utvändigt + invändigt
- Lister, dörrkarmar, eluttag
- Lampskärmar + element
Generera ditt städschema på 30 sekunder
Klistra in din kundlista. Få ett utskrivbart veckoschema direkt.
Vanliga misstag att undvika
Fyra felaktiga antaganden som kostar dig pengar eller stress varje månad.
Inte räkna restid
5 städ/dag med 30 min mellan = 2,5 tim restid + 7,5 tim arbete = 10-timmarsdag. Du säljer in tid du inte har.
Inte planera frånvaro
Nyckelstädaren sjuk i 4 dagar — vem täcker? ”Vi får hitta på något” är inte ett system. Det är tur.
Inte dokumentera kund-regler
Allt som ligger i en städares huvud försvinner när hen slutar. Bind informationen till kunden — inte städaren.
Inte buffert för engångsjobb
Flyttstäd, byggstäd, akut storstäd — där ligger marginalen. 100 % full kalender med återkommande = du tackar nej.
När någon blir sjuk — så håller schemat ändå
Det är inte semestern som spräcker veckan. Det är samtalet kl 06.10: ”Jag är sjuk.” Och plötsligt har du fyra städ och tre personer.
Lös det innan det händer. Lägg in luft i veckan — en halv buffert-dag där ingen är fullbokad. Den dagen är inte slöseri. Den är din försäkring. Ha sedan en lista, svart på vitt, över vilka kunder som faktiskt går att flytta. De flesta hemstäd kan skjutas en dag, kunden bryr sig sällan om det är tisdag eller onsdag. Men kontoret med fast tid 17–19, eller visningsstädet som ska vara klart innan mäklaren öppnar dörren — de rör du inte.
Bestäm ordningen i förväg. Vilket städ flyttas först, vilket sist, vem ringer du in. Ha en vikarie eller en kollega i branschen på snabbnummer. Då fattar du inte panik-beslut halvsovande — du följer en lista du gjorde när du var pigg och tänkte klart.
Säsong: planera för flytt-toppar och sommardipp
Städbranschen är inte jämn över året, och låtsas du att den är det får du panik fyra gånger om året. Flyttstäd toppar kring varje månadsskifte — folk flyttar den sista eller den första. Och så exploderar det i juni, juli, augusti när halva landet byter bostad. December är sitt eget odjur: storstäd inför jul, alla vill ha det klart till lucia.
Sen kommer dipparna. Juli står kontoren tomma — företagen är stängda, kontorsstädet pausar. Samtidigt vill privatkunderna ha hemma fint inför sommargästerna. Intäkterna flyttar bara plats.
Här är grejen: bygg grunden på återkommande avtalskunder. Kontor, trappstäd, veckostäd hemma — det som ger samma pengar varje månad oavsett säsong. Fyll luckorna med flyttstäd och storstäd. Bygg aldrig hela företaget på engångs-flyttstäd. Det känns fett i juni och magert i februari, och då sitter du där med personal du inte har jobb åt.
När du har vuxit ur Excel
Vid 15–30+ återkommande kunder blir manuell schemaläggning en heltidsuppgift. CleanFlow rullar dina återkommande städ 4 veckor framåt automatiskt, AI läser inkommande mejl och fyller i offert-utkast, och fakturering med RUT-avdrag sker på rätt rad direkt.
Se hur det fungerarSammanfattning
- • Schemat består av tre lager: kund, städare, uppgifter — alla tre måste synkas
- • Excel håller upp till ~15 kunder, sen brister det
- • Tre rotationsmodeller: vecka / varannan vecka / månad — blanda inte i samma ark
- • Lämna alltid 20 % luft i kalendern för förändringar
- • Bygg checklistor per kund — inte per städ-typ
- • Räkna med restid när du säljer in tid till nya kunder